Tugas Unit Perolehan dan Aset di hospital kerajaan adalah untuk menguruskan semua aktiviti pemerolehan barang dan perkhidmatan, serta mengawal selia pengurusan aset alih dan stok hospital. Unit ini memastikan hospital dibekalkan dengan semua keperluan klinikal dan bukan klinikal secara cekap, telus, dan mematuhi peraturan kewangan kerajaan.
Tugas Utama Unit Perolehan (Procurement)
Bahagian ini bertanggungjawab untuk mendapatkan bekalan dan perkhidmatan yang diperlukan oleh hospital.
- Perancangan dan Permintaan: Menerima dan menyemak semua permintaan perolehan daripada jabatan klinikal dan sokongan. Merancang kaedah perolehan yang sesuai (sebut harga, tender, atau pembelian terus).
- Pengurusan Kontrak: Menguruskan proses sebut harga atau tender untuk perolehan berskala besar (contohnya, ubat-ubatan, peralatan perubatan bernilai tinggi, perkhidmatan kebersihan, dan makanan).
- Ini termasuk penyediaan dokumen, iklan, penilaian tawaran, dan cadangan penganugerahan kontrak.
- Pembelian Terus: Menguruskan pembelian secara terus (direct purchase) bagi barang atau perkhidmatan bernilai kecil mengikut had kewangan yang dibenarkan.
- Pengurusan Bekalan: Memastikan pesanan belian dibuat, bekalan diterima mengikut spesifikasi dan kualiti yang dipersetujui, serta penyelesaian pembayaran diselaraskan dengan Unit Kewangan.
Tugas Utama Unit Pengurusan Aset (Asset Management)
Unit ini bertanggungjawab menguruskan semua aset alih kerajaan (harta modal dan inventori) mengikut Pekeliling Perbendaharaan (PP) yang terkini.
- Penerimaan dan Pendaftaran Aset:
- Menerima aset baharu yang dibeli dan memastikan ia menepati spesifikasi.
- Mendaftarkan semua aset alih kerajaan ke dalam rekod hospital (menggunakan sistem seperti SPA atau e-GHR) dengan nombor siri yang sah.
- Penyimpanan dan Penggunaan:
- Menetapkan lokasi penyimpanan aset dan memastikan aset digunakan mengikut tujuan yang diluluskan.
- Memantau penggunaan aset untuk mengoptimumkan jangka hayatnya.
- Pemeriksaan dan Verifikasi:
- Menjalankan pemeriksaan fizikal aset secara berkala untuk mengesahkan kewujudan, keadaan, dan lokasi aset berbanding dengan rekod pendaftaran.
- Penyelenggaraan Aset (Aset Bukan Perubatan):
- Menguruskan jadual dan rekod penyelenggaraan bagi aset alih bukan perubatan bagi memastikan ia sentiasa berada dalam keadaan baik. (Penyelenggaraan aset perubatan biasanya dikendalikan oleh Unit Kejuruteraan Bioperubatan).
- Pelupusan Aset:
- Menguruskan proses pelupusan aset yang rosak, usang, atau tidak ekonomik untuk dibaiki mengikut prosedur rasmi (contohnya, jualan, pindah milik, musnah, atau lupus).
- Kehilangan dan Hapus Kira:
- Menguruskan laporan aset yang hilang dan memproses tindakan hapus kira mengikut Peraturan dan Tatacara Kewangan Kerajaan.
Secara ringkas, Unit Perolehan dan Aset memastikan hospital mempunyai segala sumber yang diperlukan untuk beroperasi dan pada masa yang sama, memastikan harta kerajaan diuruskan dengan integriti, akauntabiliti, dan kecekapan.